Das M&M Wandel A-Z

Das M&M Wandel A-Z informiert über Fachbegriffe, die im Zusammenhang mit den Internetseiten www.mm-wandel.de rund um Dokumenten-Digitalisierung · Archivierungs-Technologien · Informations-Strukturierung von Relevanz sind

Aktenarchivierung – Digitale Archivierung von Papierdokumenten auf CD, DVD oder in Image-Servern von Dokumenten-Management-Systemen, auch analoge Archivierung auf Mikrofilm zur Langzeitarchivierung.
Archiv – Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung von verschiedenartigen Dokumenten (Papierdokumente, digitale Dokumente, Filme, Bilder, Negative, Sound-Dateien und anderen), die in unveränderbarer Form sortiert und thematisch selektiert sicher aufbewahrt werden. Ein Archiv ist nicht nur als räumliche Einrichtung zu sehen. Auch elektronische Systeme können die Funktion eines Archives erfüllen. Hierbei sind besondere sicherheitstechnische Maßnahmen zu berücksichtigen.
Archivalien - Dauerhaft in Archiven aufbewahrte Informationsträger.
Archivierung – S. Archiv. Unbefristete oder nach gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zeitlich begrenzte, geordnete Ablage von Dokumenten in einem Archiv.
Archivierungs-Dienstleistung – Umfassende Dienstleistungen von der Beleganalyse, Planung der Archivlösung, Softwareintegration, Scannen, Datenerfassung, Belegvernichtung, Mitarbeiterschulung und vieles mehr.
Archivierungs-Service – (s. Archivierungsdienstleistung)
Archivierungs-Software – (s. auch DMS-Systeme) Software zur Ablage und zur Suche von digitalen Dokumenten. Archivierungssoftware bietet verschiedene Werkzeuge zur sicheren Ablage, zur Suche anhand verschiedener Suchkriterien, fragt nach Zugriffsberechtigungen und vielem mehr.
Archivierungstechnologie – Archivierungstechnik – Techniken zur Speicherung von Dokumenten mit Mikrofilm- oder Scansystemen. Je nach Formaten und Zustand der Dokumente stehen spezielle Geräte zur Verfügung wie Durchlaufkamera, Zeichnungskamera, Schrittschaltkamera, Durchlaufscanner, Aufsichtsscanner, Buchscanner, Mikrofilmscanner und kombinierte Hybridsysteme.
Archivsystem – S. auch DMS. System zur langfristigen Ablage von Dokumenten, bestehend aus Hardware (Computer mit sicheren Speichermedien) und Software zur Organisation der strukturierten Ablage und zum sicheren und schnellen Wiederfinden.
Auflösung – Die Auflösung gibt die Zahl der Bildpunkte pro Inch (2,54 cm) an. Die Maßeinheit wird in dpi (Dots
per Inch) angegeben. Je höher die Auflösung, desto besser ist in der Regel die Bildqualität aber gleichzeitig erhöht sich damit auch die Größe der Dateien. In der Beleg-Archivierung sind Auflösungen von 200 – 300 dpi üblich.
Aufbewahrungsfristen – Vorschriften zur Dauer der Aufbewahrung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten in § 147 der Abgabenordnung. Die Aufbewahrungsfristen betragen überwiegend 10 Jahre (für Buchungsunterlagen und Buchungsbelege, Inventuren, Jahresabschlüsse, Lohnsteuerunterlagen und anderen steuerrelevante Dokumente). Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten müssen 30 Jahre aufbewahrt werden. Manche Unterlagen sind auch lebenslang aufzubewahren.
Aufsichtsscanner - (s. auch Buchscannen) Spezieller Scanner zur schonenden Digitalisierung von meist gebundenen Vorlagen. Oft in Verbindung mit einer Buchwippe. Mit speziellen Funktionen und mit angeschlossenen Laserdrucker werden Buchscanner in Bibliotheken auch als Buchkopierer eingesetzt
Barcode – Strichcode. Grafische Codierung von Zahlen oder Buchstaben in Strichform. In der Archivierungstechnik und besonders im Dokumenten-Management werden Barcodes beim Scannen von Dokumenten zur Vermeidung von manueller Indexierung eingesetzt. Barcode bietet schnelle Erfassung und sehr hohe Erkennungsgenauigkeit.
Belegerfassung – S. Datenerfassung. Erfassung von Kriterien zur gezielten Suche nach Dokumenten.
Belegerkennung – Software zur automatischen Belegerkennung analysiert gescannte Dokumente nach vordefinierten Merkmalen wie Logo und sonstigen eindeutigen Merkmalen. Nach der Erkennung können belegspezifische Informationen an definierten Positionen übernommen werden.
Belegrecherche – Belegsuche mit Hilfe von Suchkriterien (Indexinformationen). Abfrage kann auch in Kombination mit mehreren Suchmerkmalen erfolgen.
Belegverfilmung – S. Mikroverfilmung
Belegvernichtung – Vernichtung von Dokumenten nach erfolgter Übernahme in digitale Archive oder nach Mikroverfilmung. Vorgehensweise und Vernichtungsart erfolgt nach entsprechenden Sicherheitskriterien.
Buchkopierer – S. Aufsichtsscanner
Buchscannen – Berührungsfreies Scannen von Büchern mit speziellen, buchschonenden Aufsichtsscannern.
Buchwippe – Auflage für das schonende Scannen oder Verfilmen von Büchern. Die für die linke und rechte Seiten getrennte und federnd gelagerte Auflageflächen bewirken den Ausgleich der zumeist asymmetrisch aufgeschlagenen Buchhälften.
Canon – Hersteller für Mikrofilmlesegeräte, Mikrofilmprinter, Mikrofilmscanner, Mikrofilmkameras, Dokumentenscanner und Hybridsystemen zur Verfilmung und gleichzeitigen Digitalisierung.
Capturing-Software – S. Scansoftware.
CD-Archivierung – Revisionssichere Archivierung auf CD-ROM oder DVD. Mit einem auf der CD befindlichen Recherchetool können Dokumente gesucht und am PC ausgedruckt werden.
Clipping – Presseclipping – Thematische Auswertung von Zeitungen, Zeitschriften und sonstigen Organen mit dem Ziel, bestimmten Informationen oder Verfasser gezielt suchen zu können. Softwaregesteuertes Ausschneiden von Artikeln und die Möglichkeit der Zusammenstellung von Artikeln nach Sachkriterien ermöglicht eine schnelle und sichere Erstellung von Pressespiegeln ohne Schere und Klebstoff. Durch die Digitalisierung von Zeitungsbänden oder von Mikrofilmen können Datenbanken mit der Möglichkeit der Volltextsuche automatisch generiert werden.
COLD – Computer-Output on Laserdisc. Speicherung digitaler Dokumente in recherchierbarer Form. Die Ablage erfolgt auf selbsttragende CD/DVD oder direkt im DMS-System. Form der digitalen Archivierung nach den gesetzlichen Anforderungen der Unveränderbarkeit.
COM – Computer-Output on Microfilm. Ausbelichtung digitaler Daten (Text-, Raster- oder Vektordaten) mittels COM-Anlagen, die mit Laser auf Mikro-Rollfilm oder Mikrofiche schreiben.
Dateiformate – Formate mit verschiedenen Eigenschaften, Vor- und Nachteilen. Die wichtigsten Dateiformate in der Archivierungstechnik:

TIF (Target Image File)
Plattformübergreifendes Standarddateiformat für digitale ImagesGut geeignet für verlustfreie Speicherung.Nachteil: Große Dateien. Nicht geeignet für Internet-Einbettung
JPG (Joint Photographic Experts Group) Gute Komprimierungsmöglichkeiten.Standardformat für Internet-Nutzung.Nachteil: Qualitätsverschlechterung bei Komprimierung und beim Weiterkopieren.
GIF (Graphics Interchange Format) Hardwareübergreifendes Format mit guter Abbildungsqualität für Texte.Kleine Dateien.Nachteil: Nur bis 8 Bit Farbtiefe geeignet.
PNG (Portable Network Graphics) Plattformübergreifendes Dateiformat. Gute Eignung für Internet-Nutzung.Weniger starke Komprimierung als JPG.
LWF (LuRaTech Wavelet Format) Verlustlose Komprimierung oder geringe Qualitätsverluste bei hohen Kompressionsraten. Gute Ergebnisse bei Farbkomprimierung. Nachteil: Proprietäre Standards – spezielle Viewer-Software.
PDF (Portable Document Format) Das Anzeigen und Drucken dieses Formates erfordert einen speziellen Reader, der jedoch stark verbreitet ist.

Datenbank – Strukturierte Speicherung von miteinander in Beziehung stehender Daten in Feldern bzw. Sätzen. Heute meist relationale Datenbanken (S. auch Volltextdatenbanken).
Datenerfassung – Nachträgliche oder parallele Erfassen von Suchkriterien (Indexdaten, Verschlagwortungsdaten, Metadaten) von gescannten oder verfilmten Dokumenten. Dies geschieht als manuelle Eingabe, Barcodeauswertung oder automatischer Text- oder Belegerkennung.
Datensicherung – (EDV-technische Datensicherung) Datenspeicherung zur Sicherung von Datenbestanden vor Verlust, Zerstörung, Sabotage und Veränderung. Datensicherungssysteme ermöglichen die Wiederherstellung von Daten nach zu definierenden terminlichen Gesichtspunkten. Der Zugriff auf Sicherungsdateien erfolgt in der Regel nur im Notfall.
Dienstleistung – Durchführung von Archivierungen jeglicher Art von Belegen, Büchern, elektronischen Daten, Bildern oder Tondokumenten. Die Dienstleistung hierbei umfasst die Organisation der Ablageform und Indexierung, die vorgelagerte Aufbereitung und die Durchführung der Mikroverfilmung oder Digitalisierung mit spezifischen Systemen.
Digitale Archivierung – Strukturierte Speicherung von Dokumenten in digitaler Form. In der Regel unter Verwendung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS). Wichtige Kriterien der digitalen Langzeitarchivierung sind Unveränderbarkeit der Daten, die Möglichkeit der Migration, Emulation und Konversion und die Verwendung nicht löschbarer Datenträger.
Digitalisieren – Digitalisierung – (s. Scannen)
Digitale Signatur – (s. Elektronische Signatur)
DMS - Dokumenten-Management-System. Software zur Verwaltung und Archivierung von digitalen Daten aller Art. Schwerpunkt eines DMS ist die Bereitstellung bzw. die Verteilung von Informationen innerhalb einer Organisation unter Berücksichtigung von definierten Regeln wie Zugriffsberechtigungen usw. Häufig in Verbindung mit Workflow- und Wiedervorlagesystemen.
Dokumenten-Management – Dokumentenmanagement – (s. DMS)
Dokumenten-Management-System – (s. DMS)
Dokumentenscanner – Hochleistungsscanner zum automatischen Stapelscannen von Dokumenten in der Regel in den Formaten A4/A3. Dokumentenscanner digitalisieren Belege im Durchlauf mit Stundenleistungen bis zu 5.000 Belegen. Vorder- und Rückseiten werden in einem Durchlauf erfasst.
DPI , dpi – s. Auflösung
Durchlaufscanner – (s. Dokumentenscanner)
Elektronische Signatur – Eine Elektronische Signatur dient der eindeutigen Identifizierung bzw. Prüfung eines digitalen Dokumentes, vergleichbar mit einer Unterschrift. Der Ersteller eines Dokumentes signiert mit einem elektronischen Schlüssel (Signaturkarte). Bei dieser Hashwertverschüsselung werden einmalig krypographische Daten erzeugt. Mit diesem Verfahren können Veränderungen digitaler Dokumente eindeutig festgestellt werden. Man unterscheidet verschiedene Wertigkeiten der Elektronischen Signatur: Einfache Signatur, Fortgeschrittene Signatur und Qualifizierte Signatur.
Elo professional – Leistungsfähiges hoch performantes und wirtschaftliches Dokumenten-Management-System von ELO Digital Office GmbH, Stuttgart.
ELO - Dokumenten-Management Produktreihe der ELO Digital Office GmbH, Stuttgart (ELOprofessional, ELOoffice). Einst Abkürzung für (Elektronischer Leitz-Ordner)
GDPdU – Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Nach den neuen gesetzlichen Bestimmungen der Abgabenordnung sind alle steuerpflichtigen Unternehmen seit Januar 2002 verpflichtet, digital erzeugte Daten auch digital zu archivieren. Es muss gewährleistet sein, dass steuerrelevante digitale Daten unveränderbar, maschinell auswertbar und jederzeit für die Dauer von zehn Jahren zugänglich sein müssen. Die Dateneinsicht betrifft die Bereiche Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Personal- und Lohnbuchhaltung.
Gesetzliche Vorschriften zur Archivierung – S. Aufbewahrungsfristen, s. GDPdU.
Hybridsystem – Archivierungssystem, das verschiedene Speichermöglichkeiten gleichzeitig nutzt. Mikrofilm zur Langzeitarchivierung und elektronische Archivierung als aktuelles Arbeitsmittel.
Indexierung – Indizierung – s. Datenerfassung
Internet Gateway – Modul eines Dokumenten-Management-Systems zur Bereitstellung der Funktionalität eines DMS über das Internet.
Jacket – s. Mikroformen
Langzeitarchivierung – Mikrofilm gilt durch seine Haltbarkeit von mehreren 100 Jahren und seiner EDV-technischen Unabhängigkeit nach wie vor als das sicherste Medium für die zeitlich unbegrenzten Archivierung.
Mikrofiche – Mikroplanfilm im Format 105 mm x 148 mm. Im DIN-A4-Format beinhalten Mikrofiche zwischen 98 Seiten (24-fache Verkleinerung) und 196 Seiten (48-fache Verkleinerung).
Mikrofilm – Microfilm – Archivierungstechnik, in der Dokumente mit verschiedenen Verkleinerungsfaktoren auf Film aufgenommen werden. Durch lange Haltbarkeit des Filmes (400 Jahre) und hohe Fälschungssicherheit ist Mikrofilm ein ausgezeichnetes Mittel der Langzeitarchivierung.
Mikrofilmdigitalisierung - S. Mikrofilmscanner
Mikrofilmlesegerät – Optisches Gerät zur Darstellung mikroverfilmter Unterlagen. Man unterscheidet Rollfilmlesegeräte mit Transporteinrichtung oder Planfilm-Lesegeräte - Fichelesegeräte.
Mikrofilmprinter – Rückvergrößerungsgerät zur Erstellung von Papierkopien aus Mikrofilmen. Analoge Rückvergrößerungsgeräte werden heute nahezu komplett durch Mikrofilmscanner ersetzt.
Mikrofilmscanner – Die aktuelle Gerätetechnik zur Herstellung von Kopien aus Mikroverfilmungen. Dabei bietet neben der Erstellung von Papierkopien die Möglichkeit der elektronischen Übermittlung, der digitalen Bildbearbeitung und der Möglichkeit des Imports von Mikrofilmdokumenten in elektronische Archivsysteme eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten. Hochleistungsscanner konvertieren große Mikrofilmbestände in hoher Geschwindigkeit in digitale Images.
Mikrofilmservice – s auch Dienstleistung. Durchführung von Verfilmungsarbeiten durch einen Mikrofilmservicebetrieb.
Mikroformen – Verschiedene Arten der Mikroverfilmung auf Rollfilme (16 mm oder 35 mm) oder Planfilme (Mikrofiche) sowie besondere Organisationen bzw. Konfektionierungen der Verfilmungen in Jackets, Filmlochkarten u. a.
Mikroverfilmung – Archivierung von Dokumenten zur Langzeitarchivierung auf Planfilm (Mikrofiche 10,5 cm x 14,8 cm) oder Rollfilme in 16 mm der 35 mm Breite und 30 m bis 60 m Länge. Verwendung meist vorlagenbezogener Verkleinerungsfaktoren von 10-50fach.
OCR – Optical Character Recognition. Software, die aus der Pixelanordnung gescannter NCI-Dokumente codierte (editierbare) Texte erzeugt. Der Erkennungsgrad der Texterkennung ist stark von der Vorlagenqualität, der Schriftgröße und Auflösung beim Scannen abhängig. Gute Erkennungsraten liegen über 99,5%, das sind aber bei einer vollen DIN A4-Seite immer noch 20-30 Fehler.
Organisationsberatung – Beratung bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems oder der Durchführung komplexer Archivierungsmaßnahmen. Die Beratung umfasst die Erfassung des Ist-Zustandes mit Verknüpfung von Abhängigkeiten, Berechnung des Speicherbedarfs, Planung des Hard- und Softwarebedarfs, Beratung über zeitliche Abläufe, Prüfung der Ablage- und Recherche-Notwendigkeiten, Erörterung von Sicherungsmaßnahmen, Prüfung der Zugriffs-Berechtigungen. Die Organisationsberatung mündet bei Projektumsetzung in die Projektplanung.
Outsourcing – Auslagerung von Aktivitäten und Dienstleistungen an externe Dienstleister. Die Abwicklung von Mikroverfilmungen und Scandienstleistungen sind typische Outsourcing-Projekte.
Revisionssichere Archivierung – Archivierung entsprechend den GoBS-Vorschriften. Die Grundsätze ordnungsgemäßer und DV-gestützter Buchführungssysteme schreiben die revisionssichere Archivierung und die Verfahrensdokumentation vor. Langzeitarchivierung erfolgt nach den Aufbewahrungsfristen des HGB.
Rollfilm – Mikrofilme in 16 mm und 35 mm Breite.
Rollfilm 16mm – Filme in der Länge von 30 m, 40 m und 60 m Länge. Je nach Verkleinerungsfaktor beinhalten Rollfilme Belegmengen zwischen 3.000 und 20.000 Seiten.
Rollfilm 35mm – Filme für die Langzeitarchivierung von Zeitungen, Archivalien und zur Verfilmung von großformatigen Dokumenten (Zeichnungen bis DIN A0-Format).
Rollfilmlesegerät – Gerät zur Betrachtung von Mikro-Rollfilmen. Filmtransport manuell oder motorisch. Automatische, bildgenaue Ansteuerung von Dokumenten mit Hilfe von Blips (Bildmarken).
Rollfilmscanner – Scanner zur automatischen Digitalisierung von auf 16 mm oder 35 mm-Filme verfilmten Dokumenten.
Rückkopieren – Erstellung von Papierkopien aus Mikrofilmen mit analogem Printer oder Mikrofilmscanner und angeschlossenem Laserdrucker oder Plotter.
Scannen – Umsetzung von analogen Vorlagen in digitale Informationen.
Scanner – Gerät zur elektronischen Erfassung von Texten oder Bildern. Die Pixeldarstellung erfolgt s/w, in Graustufen oder in Farbe. Spezielle Systeme s. Dokumentenscanner – Mikrofilmscanner - Aufsichtscanner.
Scanservice – s. Dienstleistung
Scan-Software – auch Capturing-Software. Software zur Steuerung von Scanvorgängen und Verschlagwortung. Verschiedene Funktionen erleichtern oder verbessern die digitale Archivierung der Dokumente: Geraderücken (Deskewing), automatische Entfernung von Verschmutzungen (Despeckling), Verbesserung von Schriftdarstellungen, Kontrastveränderungen, Blindfarbenfunktionen, Auslesen von Barcodeinformationen und vieles mehr. Bei der Verschlagwortung kann ein Abgleich mit Datenbanken erfolgen. Maskenfelder können dabei automatisch ausgefüllt werden. Automatische Belegerkennung reduziert den Erfassungsaufwand auf ein Minimum.
Unveränderbarkeit – Archivierung von Dokumenten in DMS-Systemen, die keine nachträgliche Veränderung zulassen. S. auch Revisionssicherheit.
Verfilmung – Aufnahme von Dokumenten auf verschiedene Formen des Mikrofilms zur sicheren Langzeitarchivierung.
Verfilmungs-Dienstleistung – Durchführung von Verfilmungsaufgaben im Kundenauftrag. Die Dienstleistung beinhaltet Beratung und Organisation der technischen Abwicklung. S. auch Dienstleistung.
Verschlüsselung – Verschlüsselung von Dateien oder einzelnen Dokumenten, um diese nur für den autorisierten Benutzer lesbar zu machen. Dazu werden Verfahren wie TwoFish und das HD5 Hash-Verfahren angewendet (wir sprechen hier vom ELO-DMS). Die Schlüssellänge von 128 Bit bietet eine absolut sichere Verschlüsselung, die nicht mehr zu entschlüsseln ist, wenn das Passwort vergessen oder verloren wird.
Volltextdatenbank – Datenbank zur Verwaltung unstrukturierter Dokumente. Eine Volltextdatenbank stellt den gesamten Text eines Dokumentes zur Recherche zur Verfügung. Sogenannte Stopwörter wie "in, der, die, das, so, um usw." werden herausgefiltert.
Volltextsuche – Suche nach bestimmten Begriffen oder auch Zahlenwerten. Auch in Verknüpfung verschiedener Suchkriterien.
Web-Archiv - DMS bei dem die Daten über einen WEB-Server zur Verfügung gestellt werden. Das WEB-Archiv kann dadurch auch bei einem externen Dienstleister liegen. Durch das auf dem WEB-Server installierte Internet-Gateway werden die Daten an einen entfernten Client weitergeleitet und dort ohne spezielle Software im Browser dargestellt.
Workflow-System – Elektronisches System zur Steuerung von administrierbaren, organisierbaren und steuerbaren Prozessen. In einem Workflow werden teilweise oder vollständig Dokumente, Informationen oder Aufgaben zwischen Teilnehmern nach entsprechend definierten Regeln übertragen.
Zeichnungsarchivierung – Archivierung großformatiger Vorlage (bis DIN A0), technische Zeichnungen, Baupläne, Landkarten und andere großformatige Vorlagen. Archivierung mit Zeichnungskameras oder Zeichnungsscannern.
Zeitungsarchivierung – Aufbewahrung von Zeitungen im Original (Zeitungsbände), auf 35 mm-Mikrofilm oder in digitaler Form.
Zeitungen digitalisieren – Elektronische Umsetzung von Zeitungen in gebundener oder ungebundener Form oder vom Mikrofilm. Möglichkeit der Volltext-Recherche oder Erfassung von Themen, Verfassern oder Überschriften.
Zeitungsverfilmung – Mikroverfilmung von losen oder gebundenen Zeitungen auf 35 mm-Mikrofilm. Filmlänge 30,5 m. Filminhalt ca. 600 Aufnahmen = 1.200 Seiten.
Zeutschel – Führender Hersteller von Geräten/Systemen zur analogen und digitalen Archivierung.

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